Durées légales

Limitation de la conservation des données et durées légales de conservation

Le RGPD impose à tout responsable de traitement ou sous-traitant de déterminer une durée de conservation des données personnelles traitées, en fonction de l’objectif poursuivi par la collecte. Une fois cet objectif atteint, les données doivent être archivée, supprimée ou anonymisées.

Il appartient donc au responsable du traitement de définir une durée de conservation des données en fonction du but recherché.

Toutefois, dans bon nombre de situation, c’est la loi interne du pays où le traitement sera effectués qui impose et dicte les délais légaux de conservation de certains type de données.

Tour d’horizon des cas de durées légales de conservation les plus souvent imposés:

France


Documents commerciaux
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Tous documents contractuels, conventions conclus dans le cadre d’une relation ou correspondance commerciale 5 ans Article L.110-4 du code de commerce
Déclarations en douane 3 ans Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992
Garanties pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans Article L.218-2 du code de la consommation
Polices d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Article L.114-1 du code des


Documents comptables
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Pièces justificatives : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L.123-22 du code de commerce
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L.123-22 du code de commerce


Documents fiscaux
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Impôts sur le revenu et impôts sur les sociétés 6 ans Article L.102 B du livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux et bénéfices agricoles en régime réel 6 ans Article L.102 B du livre des procédures fiscales
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 6 ans Article L.102 B du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)  6 ans Article L.102 B du livre des procédures fiscales
Cotisations foncières des entreprises (CFE) et CVAE 6 ans Article L.102 B du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)  6 ans  Article L.102 B du livre des procédures fiscales


Documents sociaux
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) Article 2224 du code civil
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexes etc.) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L.123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans Article 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation Article 2224 du code civil
Feuilles de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices Article L.225-117 du code de commerce


Documents de gestion du personnel
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans Article L.3243-4 du code du travail
 Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Article R.1221-26 du code du travail
Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite etc. 5 ans Article 2224 du code civil
Déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans Article D.4711-3 du code du travail
Observations ou mises en demeure de l’inspection du travail 5 ans Article D.4711-3 du code du travail
Document relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Article L.244-3 du code de la sécurité sociale et Article L.169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Article D.3171-16 du code du travail
 Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an Article D.3171-16 du code du travail


Documents juridiques
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Article 2227 du code civil
Contrats conclus par voie électronique (uniquement à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou prestation Article L.213-1 du code de la consommation
Documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection Article 2224 du code civil
Dossiers d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat Article 2225 du code civil
Feuilles de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapports des commissaires aux comptes. 3 ans Article L.225-117 du code de commerce


Documents bancaires
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Les document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans Article L.110-4 du code de commerce


Documents immobiliers
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Contrat d’achat ou de cession d’un immeuble ou d’un terrain 30 ans
Le contrat de bail commercial. Attention, ce délai ne débute qu’à la fin du bail 5 ans

Suisse

N.B. En l’absence de disposition légale spécifique, le délai de conservation conseillé par défaut est de 10 ans.

Documents comptables et commerciaux
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire etc. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article 958f CO
Pièces justificatives commerciales : bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs ou correspondance commerciale (Attention, concernant l’obligation de conserver la correspondance commerciale, elle n’existe que si celle-ci atteste d’une transaction à l’origine d’une écriture comptable et qu’aucune autre pièce comptable ne justifie de manière équivalente la même transaction. 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article 958f CO
Documents contractuels, conventions conclus dans le cadre d’une relation d’affaire ou commerciale : contrats d’assurance, de prêt, de leasing, de fournisseur etc. N/A
Suggéré 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Article 958f CO par analogie


Documents bancaires
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Tout documents ou correspondance bancaire relatif à une relation commerciale 10 ans Article 958f CO par analogie


Documents fiscaux
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
TVA : Livres comptables de l’assujettis et tous documents fiscaux pertinents (correspondances, commandes, factures de fournisseurs, copies des factures de base, contrats de vente, justificatifs de paiement, bons de caisse, dispositions de taxation d’importation et d’exportation, de douane etc.) 10 ans Art. 70 LTVA
Documents commerciaux nécessaires en matière de dégrèvement de l’impôt sur les biens immobiliers 20 ans Art. 70 LTVA


Documents de gestion du personnel
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Dossier du personnel : certificats de salaires, comptabilisation des horaires et jours de travail, contrats de travail, données de l’employé etc.
(Attention si la loi ne prévoit pas de délai légal de conservation concernant les dossiers du personnel d’une entreprise, ceux-ci peuvent contenir des données particulièrement sensibles et doivent veiller à toujours respecter les principes de la Loi fédérale sur la protection des donnée).
N/A
A la fin des rapports de travail, seules les données indispensables peuvent être conservées, notamment en vertu d’une obligation légale. Il en va de même concernant les données dont la conservation est dans l’intérêt de l’employé (par exemple, les documents nécessaires à l’établissement d’un certificat de travail). Les données dont l’employeur a besoin en cas de litige avec l’employé peuvent également être conservées. La durée de conservation généralement suggérée est de 10. Lorsque leur conservation n’est plus requise, les données doivent être détruites.
Documents d’institutions sociales du personnel : cotisation aux assurances accident, chômage, maternité, 2ème pilier, déclaration etc. N/A
Suggéré 10 ans


Documents d’investissement
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Documents de fusion, d’acquisition ou de cession de biens, notamment immobiliers et fonciers N/A
Suggéré 30 ans


Divers
Type de documents Durée légale de conservation Base légale
Dossiers avocats N/A
Suggéré 10 ans depuis le dernier acte du mandat
Article 958f CO par analogie
Dossiers médicaux N/A
Aussi longtemps que le requiert l’intérêt du patient mais suggéré au moins 10 ans
Pas de norme fédérale, dépend du droit cantonal